Bir önceki versiyonu 2011 yılında yayınlanmış olan ISO 19011 Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu, Temmuz 2018 tarihinde 3. versiyon olarak yenilendi.
Bu kılavuz, tüm yönetim sistemlerinin denetlenmesi hakkında bilgiler sunuyor. Denetim programının yönetilmesi, denetimin aşamaları ve yürütülmesi, denetime katılan tarafların sorumlulukları, denetçi özellikleri ve iletişim konuları kılavuzun maddeleri arasında.
Aşağıdaki bölümde, ISO 19011:2018’de bahsedilen konulardan bir özet bulabilirsiniz.
Bazı Yönetim Standartlarında İç Denetim
Neredeyse bütün yönetim standartları, iç denetimi zorunlu tutar. Uygulanmakta olan yönetim standardının gerekliliklerinin karşılanıp karşılanmadığının kontrolü, standardın temel bir maddesi olarak görülmektedir. Örnek olarak, aşağıdaki standartlarda iç denetim maddeleri belirtilmiştir:
- ISO 9001:2015, Madde 9.2
- FSSC 22000 Versiyon 6
- ISO 22000:2018, Madde 9.2 İç denetim
- Ek Gereklilikler 2.5.12 Saha denetimi
- BRC Food Version 9, Madde 3.4
- Madde 3.4.1. İç tetkikler
- Madde 3.4.4. Aylık hijyen tetkikleri
- IFS Food v7, Madde 5.1
- Madde 5.1. İç tetkikler
- Madde 5.2. GMP tetkikleri
Tanımlar
Birkaç önemli tanımdan bahsederek başlayalım:
Denetim / Tetkik : Denetim kriterlerinin yerine getirildiğini objektif olarak değerlendirmek ve denetim kanıtlarını elde etmek için yapılan sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş prosestir.
Denetim Kriteri : Denetimde toplanan kanıtların kıyaslanacağı politikaların, prosedürlerin veya şartların bütünüdür. Denetim kriterleri, bir standardın maddeleri olabileceği gibi, müşteri beklentileri ve yasal gereklilikler de denetimde değerlendirilecek kriterlere dahil olabilir. Örneğin, iç tetkik soru listesi, denetim kriterlerini içerir.
Denetim Kanıtı : Kayıtlar, olayların tarifi veya denetim kriteri ile ilgili ve doğrulanabilen bilgilerdir.
Denetçi / Tetkikçi : Denetimi yürüten kişidir.
Denetim Ekibi: Denetim ekibi, denetimi yürüten bir veya daha fazla denetçiden oluşur. Gerektiğinde teknik uzmanlar veya gözlemciler denetim ekibine dahil olabilir. Birden fazla tetkikçi var ise, bir kişi baş tetkikçi olarak atanır.
Denetim Tipleri
Denetimleri 3 farklı kategoriye ayırabiliriz:
- 1. Taraf Denetimler: Kuruluşun kendi içinde yaptığı denetimlerdir. İç denetimler buna örnektir.
- 2. Taraf Denetimler: Kuruluşun, kendi amaçları doğrultusunda bir başka kuruluşa yaptığı veya yaptırdığı denetimlerdir. Örneğin tedarikçi denetimleri.
- 3. Taraf Denetimler: Bağımsız organizasyonlar tarafından yapılan denetimlerdir. Belgelendirme denetimleri veya yasal denetimler buna örnek olarak verilebilir.
Denetim Prensipleri
Kılavuz, aşağıdaki 7 maddeyi, bir denetimin olmazsa olmaz ilkeleri olarak belirtmektedir.
- Dürüstlük ve ahlaki davranış
- Ahlaki sunum
- Profesyonel özen
- Gizlilik
- Bağımsızlık
- Delile dayalı yaklaşım
- Risk bazlı yaklaşım
Denetimin Aşamaları
Bir denetim aşağıdaki aşamaları içermelidir:
- Hazırlık (Denetimi planlama, denetim kriterlerini hazırlama, denetimin kapsamını belirleme, denetimin tarihini ve süresini belirleme, denetim ekibini oluşturma…)
- Denetimin gerçekleştirilmesi (Açılış toplantısı, doküman takibi, uygulamaların kontrolü, kayıt tutma, bulguların belirlenmesi, kapanış toplantısı…)
- Raporlama (Düzeltici faaliyet talepleri, denetim raporunun oluşturulması, gerektiğinde fotoğraflar, notlar, tutanaklar, görüşme kayıtları…)
- Sonuçların izlenmesi (Düzeltici faaliyet kanıtları, takip denetimi, etkinlik… )
Denetçi Özellikleri
Kılavuz, ayrıca bir denetçinin taşıması gereken özellikler, yetkinlik, teknik bilgi ve donanım, kişisel davranışlar ve iletişim konularında detaylı bilgiler sunmaktadır.
Konular, bu yazıya sığmayacak detayda olduğu için özet olarak verilmiştir. TSE, 19.11.2018 tarihinde ISO 19011:2018 standardı Türkçe kapak ile yayınladı. İçerik İngilizce. Bu bağlantıdan inceleyebilirsiniz.
Güncelleme: 03.09.2020’de TSE’nin yayınladığı Türçke tercüme burada.
İç tetkikçi eğitimi hakkında bilgi almak için tıklayınız.