ISO 22000:2018 Zorunlu Dokümanlar Nelerdir?

ISO 22000:2018 Gıda Güvenliği Yönetimi standardında, sistemin uygulanabilmesi için bazı dokümanların oluşturulması ve sürekliliğinin sağlanması zorunlu kılınmaktadır. Dokümanlar ile ilgili genel gereklilikler, standardın 7.5 no.lu maddesinde belirtilmiş olsa da, sistemin yürütülmesini sağlayan doküman gereklilikleri standardın bütününe yayılmış durumda.

Bu yazıda, standardın içinde özellikle belirtilmiş olan zorunlu dokümanlar nelerdir bulabilirsiniz.

Daha önceki versiyonda, doküman ve kayıt olarak açıkça ayrılabilen konular, bu versiyonda karşımıza “dokümante edilmiş bilgi” olarak çıkıyor.

ISO 9001:2015 ve diğer benzer standartlarda da aynı yapı bulunmaktadır.

Dokümante Edilmiş Bilgi Ne Demek?

ISO 22000 2018 versiyonu, dokümante edilmiş bilgiyi şu şekilde tanımlıyor: Kuruluş tarafından kontrol edilmesi gereken bilgi ve bu bilginin yer aldığı ortam. Dokümanlar, herhangi bir biçimde ve ortamda ve herhangi bir kaynaktan olabilir.

Aşağıda nelerin doküman olarak ifade edilebileceğine ilişkin örnekler görebilirsiniz.

• Kuruluşun çalışabilmesi için oluşturulan bilgiler (dokümantasyon)
• Elde edilen sonuçlara ilişkin kanıtlar (kayıtlar)
• Dış kaynaklı bilgiler (yasalar, standartlar vb.)
• Görseller

Doküman ve Kayıt Gerekliliklerini Nasıl Anlarız?

Standart, doküman ve kayıt gereklilikleri için birkaç farklı ifade kullanıyor. Bu ifadeler aşağıda belirtilmiştir:

• Doküman: Dokümante edilmiş bilginin sürekliliği (maintain)
• Kayıt: Dokümante edilmiş bilginin muhafazası (retain)

Bu ifadelerin bulunduğu maddelerde, zorunlu olarak bir doküman veya kayıt oluşturulması gerekiyor.

Bunların dışında standart, aşağıdaki ifadeleri de kullanıyor. Bu ifadelerin geçtiği maddelerin nasıl uygulanacağı ve kanıtlanacağını kuruluş şekillendirmeli.

• belirlenmeli (identify)
• dikkate alınmalı (consider)
• sunulmalı (present)

ISO 22000:2018’de Prosedür Zorunluluğu Var mı?

Standartta “prosedür” olarak geçen konular, aslında adı “prosedür” olan bir doküman bulundurma zorunluluğunu belirtmez. Prosedür kelimesi genellikle bir uygulama bulunmasını kasteder. “Zorunlu prosedürler nedir?” yerine “Zorunlu dokümanlar nelerdir?” demek daha doğru olur. Bunlar da aşağıda belirtilmiştir.

ISO 22000:2018’de El Kitabı Zorunlu mu?

Hayır, standartta el kitabı bulundurulması ile ilgili bir zorunluluk bulunmuyor. Olmasının bir sakıncası yok elbette, toparlayıcı bir doküman olarak faydası olabilir.

ISO 22000’de Zorunlu Dokümanlar

Aşağıdaki standart maddeleri, zorunlu olarak doküman oluşturulması gereken maddeleri gösteriyor. Dokümanlar bunlarla sınırlı olmayıp, kuruluşun faaliyet alanına, yapısına, büyüklüğüne ve kurduğu sisteme göre değişebilir.

Konuların detayı için standardın incelenmesi gerekir.

ISO 22000’de Zorunlu Kayıtlar

Yukarıda belirttiğimiz gibi, kayıtlar elde edilen sonuçlara ilişkin kanıtlardır. Çoğunlukla periyodik olarak yaratılır, elle yazılabilir veya elektronik ortamda oluşturulabilir. Örneğin, iç denetim kayıtları, ürün kontrol kayıtları, temizlik kayıtları vb.

Aşağıda, standartta geçen kayıt gereklilikleri belirtilmiştir: