Özel Raporlama Sistemi | BRC Gıda 8 Yeni Gereklilik

Bu yazıyı paylaş:

BRC Gıda Versiyon 8 ile birlikte gelen yeni gerekliliklerden birisi de “Özel Raporlama Sistemi” (Confidental Reporting System). BRC Gıda Güvenliği Standardı’nın 1.1.6. maddesinde belirtilen bu şartla ilgili detayları aşağıda bulabilirsiniz.

Özel Raporlama Sistemi Nedir?

Bu sistem, “ihbar hattı” (whistleblowing line) olarak da adlandırılabiliyor. Hatta BRC, ilk taslaklarında bu şekilde adlandırmıştı. Bazen de “uyum hattı” (compliance reporting system) olarak karşımıza çıkabilir.

BRC Gıda Güvenliği Standardı, tüm çalışanların, gıda güvenliği, kalite ve yasallık konularındaki endişelerini iletebileceği bir sistem kurulmasını bekliyor.

Bu sistem ile ilgili mekanizmanın tüm personele aktarılmış olması ve hangi durumlarda nasıl kullanılabileceğinin belirtilmiş olması gerekiyor.

Yönetim ise, bu sisteme gelen bildirimleri değerlendirmek ve uygun aksiyonları almakla yükümlü.

Özel Raporlama Sistemi Nasıl Oluşturulabilir?

Bu sistem, çalışanların kolaylıkla ulaşabileceği şekilde olmalı ve -istemiyorlarsa- kimliklerinin gizli tutulacağı şekilde işlemelidir. Sistemin işleyişi, gerekli iletişim kanalları ile çalışanlara bildirilmiş olmalıdır. Örneğin, yönetimin denetiminde olacak şekilde aşağıdaki yöntemlerden biri veya birkaçı uygulanabilir:

e-posta adresi
telefon numarası
internet adresi, web formu
diğer lokal adresler veya şirket içi bildirim noktaları
görüşülebilecek yetkililerin tanımlanması

Neden Böyle bir Sisteme İhtiyaç Var?

Çalışanlar yolunda gitmeyen işlerle veya süregelen problemlerle ilgili olarak seslerini daha üst seviyelere ulaştırmak isteyebilir.

Bu konular, daha önce dile getirilmiş ve belirli bir seviyede görmezden gelinmiş olabilir.
Çalışanın ulaşabildiği kişiler, sorunu çözmekte yetkin olmayabilir veya sorunun bir parçası olabilir.
Çalışan, kimliğini belirtmek istemeyebilir.

Çekinceler Olabilir Mi ?

Evet olabilir. Bu sistemin düzgün şekilde kurulmadığı ve iyi yönetilemediği yerlerde, genellikle çalışanlar bu sisteme bir bildirim yapmıyor. Herhangi bir bildirimin olmaması, işlerin yolunda olduğunun göstergesi mi? Elbette hayır.

Yönetim, bu endişeleri ortadan kaldıracak yöntemler geliştirmelidir. Şu çekinceler, çalışanların bu sisteme kayıtsız kalmasına neden oluyor:

Kimliğin açığa çıkması ve eleştirilme endişesi
Konunun, bazı kişi veya kişileri zorda bırakabileceği endişesi
Sorunun çözülmesine ilişkin inancın olmaması

Bu Bir Öneri Toplama Sistemi Değil !

Genellikle karıştırılan konulardan biri, sistemi bir öneri toplama yöntemi gibi düşünmek veya öneri sistemi ile entegre etmek. Eğer böyle bir durum varsa, yöntem değiştirilmeli veya etkin iletişim ile sistemin amacı çalışanların kafasında netleştirilmeli.

Örnekler

Global ölçekteki firmaların çoğu, bu konuyla ilgili internet siteleri üzerinde politikalarını ve sistemin işleyişini anlatıyor. Aşağıda birkaç örnek görebilirsiniz: (İngilizce)