Hedefler | Hedef Belirleme ve İzleme Nasıl Olmalı?

Hedef, anlam olarak ulaşılması beklenen sonuçtur. Birçok standart, kuruluşun politikaları doğrultusunda, gelişimi ve ilerlemeyi destekleyecek hedefler konmasını bekler. Bu yazıda, kalite yönetim standartları bakış açısı ile, kuruluşların hedef koyma ve izleme gerekliliklerine dair bilgilere ve bazı iyi uygulamalara yer verilmiştir.

Kalite Yönetim Standartlarında Hedefler

Bütün yönetim standartları, şirketin vizyonu ve politikaları doğrultusunda, gelişime yönelik hedeflerin takip edilmesini ister. Bazı standartlarda “hedef” (objective, target, goal, KPI) gereklilikleri ile ilgili maddeleri aşağıda görebilirsiniz:

• ISO 9001:2015 ve diğer ISO standartları
  • 5.1.1. (b) Liderlik ve taahhüt
  • 6.2. Kalite amaçları ve planlama
• BRC Gıda Versiyon 8: Madde 1.1.3.
• BRC Ambalaj Versiyon 6: Madde 1.1.3.
• IFS Gıda Versiyon 7: Madde 1.1.1

Hedefler Nasıl Olmalı?

Hedeflerin uygun şekilde belirlenebilmesi için, yol gösterici olarak genellikle “SMART” kısaltması (İngilizce “akıllı”) kullanılıyor. Bir hedef belirlerken, mümkün olduğunca bu konuları içermesi beklenir. Bu kısaltma, aşağıdaki başlıkları ifade ediyor:

• Specific – Hedef, spesifik ve belirgin olmalı, örneğin hedef kim veya neresi ile ilgili,
• Measurable – Hedef ölçülebilir olmalı, hedefle ilgili bir hesap yapılıyorsa, bu hesaba ait verilerin ne olduğu, nereden ulaşıldığı bilinmeli,
• Attainable – Ulaşılabilir – Hedef uçuk ve çılgın değil ulaşılabilir ve makul olmalı, (Hedefin ulaşılabilirliğinin hangi aksiyonlara bağlı olduğunun bilinmesi faydalıdır.)
• Relevant – (veya Realistic) – İş ile ilgili, uygun ve gerçekçi
• Time Based – Zaman bazlı – Hedefin mutlaka hangi zaman aralığında gerçekleşmesinin beklendiği belirtilmeli.

Bu bilgiye göre, aşağıdaki 2 örnekten hangisinin daha uygun olduğunu düşünüyorsunuz?

Hedefe Ulaşmak İçin Aksiyonlar Belirlenmeli

Hedefe nasıl ulaşacağımızı öngöremiyorsak, işimizi tesadüflere ve şansa bırakmışız demektir. Her bir hedef için, temel aksiyonlar ve bunları kimin gerçekleştireceği bilinmelidir.

Yukarıdaki örnekten hareketle, aksiyon örnekleri aşağıdaki gibi olabilir: (Not: Bu örnek, kuruluşun yapısına ve büyüklüğüne göre değişebilir.)

• Verimlilik | Toplam Üretim Miktarını %20 artırmak
  • 1. Üretim Hattı, %15
    • %12, İlave paketleme makinası kurulumu, Mart 2021, Proje Ekibi
    • %1, Fire oranının azaltılması, Üretim Ekibi
      • …. ürün detayları
    • %2, Duruşların azaltılması, Bakım Ekibi
      • …. arıza detayları
  • 2. Üretim Hattı, %5
    • %3, Fire oranının azaltılması, Üretim Ekibi
      • …. ürün detayları
    • %2, Duruşların azaltılması, Bakım Ekibi
      • …. arıza detayları

Hedefleri Periyodik Olarak İzleyin

Hedefi koymakla işimizin bitmediğini söylemeliyim. Asıl iş belki de bundan sonra başlıyor. Belirli zamanlarda, hedef ile ilgili gidişin (eğilimin) nasıl olduğunu, belirlenen aksiyonların gerçekleşip gerçekleşmediğini izlemeliyiz.

“İzlenmeyen hedef temenniden öteye geçemez.”

İzleme sonuçlarına göre bazı kararlar alınması gerekebilir: Herhangi bir kötüye gidiş veya beklenmeyen durumun etkisi varsa, bunlarla ilgili yeni aksiyon ihtiyaçları var mıdır veya her şey yolunda mıdır?

İzleme sıklığı, hedefe göre değişmekle birlikte, mümkün olan en kısa aralıklarda (hatta sürekli, istendiğinde ulaşılabilir) olmalıdır. Sonuçların anlık olarak görülebileceği bir sistem yok ise, verilerin hangi sıklıkla ve kim tarafından izleneceği ve ne sıklıkla raporlanacağı belirlenmelidir.

Hedefleri Alt Hedeflere Bölerek Dağıtın

Hedefler genellikle birçok alt hedefin birleşiminden oluşur. Alt hedeflerin ve alt aksiyonların gerçekleşmesi ile ana hedef sonuca ulaşabilir. Farklı birimlerin veya farklı kişilerin hedef gerçekleşmesindeki rollerini ve hedef paylaşımlarını belirlemeniz faydalı olur. (Uygulanabilir olduğu durumlarda)

Birbiri İle Çelişen Hedefler Koymayın

Farklı birimlerin veya farklı kişilerin hedefleri birbiri ile çelişmemelidir. Yukarıdan bir bakış açısı ile tüm hedeflerin uyumlu şekilde belirlenmesi beklenir. Örneğin, sabit bir üretim ile, yurt dışı satış oranını artırmak istiyorsanız, yurt içi satışlarını artırmak gibi bir hedef anlamlı olmaz.

Hedeflerle İlgili El Sıkışmak

Hedef, dayatılan değil, uzlaşılan bir konudur. Bir hedefe ulaşabilmek için, hedef sorumlusunun ve yönetimin (veya hedefi belirleyenin) ihtiyaçları belirlemesi ve uzlaşılması gerekir. Burada, yukarıda belirttiğimiz gibi aksiyonların uygun şekilde belirlenmesi önemli.

Sonuçları Görünür Kılın ve İlgililerle Paylaşın

Hedefler ve izleme sonuçları, hedefe etkisi olan ilgili personel ile paylaşılmış olmalıdır. Böylece, yapılan işlerin sonuçlarının alındığı görülebilir veya kötüye gidiş durumlarında beraber yeni aksiyonlar uygulanabilir.

Hedeflerin paylaşımı şu yöntemlerle yapılabilir:

• Periyodik toplantılar
• Panolar
• İşletme içerisindeki elektronik araçlar, sayaçlar, göstergeler vb.
• Bilgisayar ortamı, internet, şirket içi yazılımlar

Sonuçları, kolay anlaşılabilir formatlara ve şekillere dönüştürün. Excel veya benzeri tablo araçları kullanın. Anlaşılır grafikler oluşturulmasını sağlayın.

Hedefe Ulaşamamak Bir Problem mi?

Bazen. Genellikle bunu ne zaman farkettiğimize bağlı. Koyduğumuz hedefe 1 yıl sonra bakıp “aa hedef tutmamış” diyorsak, bir şeyleri biraz daha farklı yapmak gerekebilir. Yukarıda bunlardan bahsettik.

Hedefler değişikliğe açıktır. Olağan dışı koşullar bunu gerektirebilir. Onaylar dahilinde, hedeflerin zamanının ve değerinin değiştirilmesi, iptali, yeni hedeflerin eklenmesi her zaman mümkündür.