BRC Gıda | Hammadde Risk Analizi ve Tedarikçi Onayı

Gıda üreticileri için hammadde risk analizi ve tedarikçi onayı, genellikle yönetilmesi zor ve çeşitli sebeplerle de aksayan bir konu. Bu yazı, hammadde ve tedarikçi risk değerlendirmesi ile ilgili çok fazla detay içermemekle beraber, gıda üretim kuruluşları için sürecin nasıl işlemesi gerektiğine ilişkin bilgileri içeriyor. “Ürün Geliştirme”, “Satınalma” ve “Kalite” üçgeninde hammadde ve tedarikçi risklerinin yönetimi nasıl olmalıdır?

Yukarıdaki şematik çizimi, konunun daha kolay anlaşılması amacıyla oluşturdum. Karışık hale getirmemek için, eklenebilecek bazı detayları koymadım. Çizim, yeni ürün geliştirme sürecini de içine alarak, hammadde risk analizini ve buradan tedarikçi onayına giden süreci ve ilişkileri göstermektedir.

Neden Buna Gerek Var?

Güvenli ve kaliteli bir ürün sunmak istiyorsak, bu ürünü oluşturan bileşenlerin ve bu bileşenleri üretenlerin de aynı kalite ve güvenilirlikte olması gerekir.

– Önemli Not –

Bu bilgiler her kuruluş için geçerli olmayabilir. Örneğin, tarımsal ürün işleyen ve doğrudan üreticiden ürün alan kuruluşlar, daha farklı süreçler yürütebilir.

Nereden Başlamalı?

Başlangıç noktamızı, yeni bir ürün tasarımının yapıldığı an olarak düşünelim ve buna bağlı olarak ortaya çıkabilecek yeni hammadde ve yeni tedarikçileri nasıl yöneteceğimizi anlamaya çalışalım. Mevcut hammadde ve tedarikçilerimizin de aşağıda anlatılan döngü içerisinde yerini bulması gerekir.

Ürün (veya ambalaj) tasarım sürecinde, tasarlanan ürün beklentileri tam anlaşılmış olmalı ve ürünü oluşturan hammaddelerin son ürüne etkileri belirlenmelidir. Bunlar, tasarım sürecinin gerektirdiği laboratuvar denemeleri, testler ve analizler yoluyla belirlenebilir.

Bu çalışmaların çıktıları, risk analizlerini ve bütün kontrol planlarını etkileyecek (etkilemeli).

Hammadde Risk Analizi

Bu yazıda çok detayına girmemekle birlikte, bir hammadde risk analizinde beklenen değerlendirmelerden birkaç örneği aşağıda belirtiyorum:

• Mikrobiyolojik riskler
• Kimyasal veya radyolojik riskler, alerjen riskleri
• Fiziksel riskler (yabancı madde vb.)
• Yasal limitler
• Gıda sahteciliği riskleri
• Ürün veya hammaddenin beyan edilen durumu (örneğin organik veya belirli bir yörenin ürünü vb.)

Bu risklere göre, girdi kontrolde hangi testleri yapacağınıza veya tedarikçilerinizden beklentinizin ne olacağına karar vermelisiniz.

Riskleri matematiksel bir sisteme göre ölçeklendirip sonucuna göre bir davranış belirleyebilirsiniz. Örneğin “belirli riskleri içeren veya belirli bir risk puanı üzerinde olan hammaddelerin tedarikçileri mutlaka yerinde denetime tabi tutulur” veya “zeytinyağı tedarikçileri, sahtecilik riskleri nedeniyle mutlaka yerinde denetime tabi tutulur ve her parti dış laboratuvar analiz sonucuna göre kabul edilir” gibi. (Elbette bunlar böyle yazarak değil kontrol planlarınıza yansıyarak olmalı : )

Bu aşamada, hammaddenin spesifikasyonunun oluşturulması ve girdi kontrol planına dahil edilmesi beklenir.

Tedarikçi Seçimi ve Onaylı Tedarikçi Listesi

Tedarikçi seçiminin iki boyutu var:

1. Tedarikçi özelinde ortaya çıkabilecek riskler
2. Hammadde riskleri (yukarıda belirtilen)

1. Tedarikçi ile ilk temas aşamasında bazı temel konuların anlaşılması ve değerlendirilmesi gerekir. Zaman içinde de gözden geçirilir. Bunlar çok çeşitli olmakla birlikte aşağıda birkaç örnek vermekle yetiniyorum:
   • Tedarikçi şirketin yapısı, ticari durumu ve geçmişi
   • Yasal uygunluk
   • Kapasite uygunluğu
   • Ödeme şartları
   • Aracı olması durumunda, üretici bilgilerinin eksiksiz sağlanabilmesi
   • Beklenen sertifikasyonların sağlanabilmesi
   • Yerinde denetim gerekiyorsa bunun kabulü
   • Hammadde spesifikasyonuna uygun hammadde üretebilme yeterliliği ve bunu her parti onaylayabilmesi
2. Hammadde risklerine göre tedarikçinin onaylanması ile ilgili aşağıdaki seçenekleri veya bunların kombinasyonlarını uygulayabiliriz:
   • GFSI onaylı bir gıda güvenliği sertifikasyonu (örneğin BRC GS Gıda, IFS Gıda, FSSC 22000 gibi)
   • Yerinde denetim (firma bünyesinde bir denetim ekibi ile veya 2. taraf denetim şeklinde olabilir. Tedarikçinin firmanız için yaptığı üretime refakat etmek şeklinde de olabilir.)
   • Düşük riskli durumlarda soru listesi ile tedarikçi koşullarını anlamak

Bu aşamaya kadar geldiğimizde dahi, yeni tedarikçi hala bir “aday tedarikçi” durumunda olabilir. Hammaddenin ve tedarikçinin onaylanması için, aşağıda örnekleri verilen çalışmaları yapmak gerekebilir. Bunlar, ürün tasarım süreci dahil herhangi bir aşamada olabilir.

• Laboratuvar denemeleri
• Üretim denemeleri
• Hammadde ve son ürün testleri
• Dış laboratuvar analizleri
• Raf ömrü testleri

Her şey tamamsa, “Onaylı Tedarikçi Listesi“ne alabiliriz.

Girdi Kontrolü

Girdi kontrolü, belirlenen hammadde riskleri doğrultusunda, ne tür testlerin, nasıl ve ne zaman yapılacağına dair bir plan ve bunların kayıtlarını içerir. Girdi kontrol yöntemleri aşağıdakilerden birini veya bunların kombinasyonunu içermelidir. Kontrol sıklığı yine riske göre belirlenir.

• Tedarikçi analiz sertifikası
• Kuruluş içinde yapılan tüm duyusal, fiziksel, kimyasal vb. testler
• Dış laboratuvar analizleri

Performans Gözden Geçirme

Tedarikçi performansı gözden geçirme, aşağıdaki konular veya belirleyeceğiniz diğer parametreler doğrultusunda gözden geçirilmeli. Tedarikçinin performansını düşüren (sizi sıkıntıya sokan) konular neler olabilir? Bu parametreler mümkünse matematiksel bir hesaplamaya dayandırılmalı ve aksiyonlarınızı belirlemek için kullanılmalıdır. Sonuçlar belirli dönemlerde tedarikçi ile paylaşılmalıdır. Performans parametreleri şunlar olabilir:

• Kalite Parametreleri: İade, şartlı kabul, tedarikçi bildirimi, tedarikçi kaynaklı şikayet vb.
• Satınalma/Planlama Parametreleri: Zamanında teslimat, uygun miktar, makul fiyat vb.

Performans izleme sonucu alınacak aksiyonlar şunlar olabilir:

• Tedarikçi ile çalışmayı durdurma, onaylı tedarikçi listesinden çıkarma,
• Tedarikçiden iyileştirme ve geliştirme talep etme ve takip,
• Tedarikçi ile çalışmaya devam etme.

BRC Gıda Güvenliği Standardında Hammadde Risk Analizi ve Tedarikçi Onayı

BRC Gıda Standardı Versiyon 9‘da, hammadde risk analizi ve tedarikçi onayı ile ilgili bölümler, yukarıdaki çizim baz alınarak gösterilmiştir. İlgili maddelerin detayının incelenmesinde fayda var.

• 3.5.1.1. Girdi risk analizi
• 3.5.1.2. Tedarikçi onaylama sistemi
• 3.5.1.3. Performans gözden geçirme
• 3.5.1.4. Onaylı tedarikçi listesi
• 3.5.2.1. Girdi kabulü
• 3.6. Spesifikasyonlar
• 5.1. Ürün tasarımı ve geliştirme

Başta da belirttiğim gibi, bu süreç her kuruluş için aynı olmayabilir ama genellikle buna yakındır. Eğer şu anda sistematik bir yaklaşımınız yok ise kendi sürecinizi çizin, yazılı hale getirin ve şirket içinde mutabık kalıp uygulayın.