“BRC Zorunlu Habersiz Denetim” başlıklı yazımızda, GFSI onaylı standartlar için 3 yılda en az 1 kere habersiz denetimin zorunlu hale geldiğini belirtmiştik. Peki habersiz denetime ne kadar hazırsınız? Bu yazı, habersiz denetimleri “korkulu rüya” olmaktan çıkarmak için neler yapılabileceğine ilişkin ipuçları barındırıyor. Ancak temelde çoğu şey, sizin veya işletmenizin dinamiklerine ve disiplinine bağlı.
Neden Habersiz Denetim?
Habersiz denetimler aşağıdaki durumlarda ortaya çıkabilir:
- Gönüllü olarak habersiz belgelendirme denetimleri
- Zorunlu habersiz belgelendirme denetimleri
- Habersiz müşteri denetimleri
- Habersiz yasal denetimler
Yasal denetimler dışındaki konular aslında sizin tercihinizdir. Bir standarda uygunluğu sağlamak veya bir müşteri talebini karşılamak için, sözleşmeler kapsamında isteyerek seçersiniz.
Müşteriler, hazırlanılmış bir denetim yerine, işlerin doğal halinde ilerlerken denetlenmesini daha güvenilir buluyor.
Habersiz Denetime Hazırlıklı Olmak
Habersiz denetime hazırlıklı olmak, aslında herhangi bir denetim hazırlığı yapmamak anlamına da gelir. İşleri tam, doğru ve zamanında yapmak zaten bunu sağlamaz mı?
Bunun için aşağıdaki konuları gözden geçirmenizde fayda var.
1) Gereklilikleri İyi Bilin
İşinizle ilgili yasal konuları veya denetime gireceğiniz standardın gerekliliklerini iyi bilin, eksik kaldığını düşündüğünüz konuları öğrenmek için zaman ve kaynak ayırın. İlgili kişilere yaygınlaştırın.
2) Periyodik Olarak Yapılacak İşleri Listeleyin
Standartlar genellikle bazı işlerin periyodik olarak yapılmasını veya gözden geçirilmesini ister. Bunları atlamamalısınız. İşinizle ilgili periyodik olarak yapılması gerekenler nelerdir? Bunları listeleyin ve takip edin. Bu işler, sizin işletmenize özel konuları da içerebilir.
Örnek olması açısından bu liste faydalı olabilir: BRC Gıda 8 Periyodik İşler
Örneğin, aylık olarak bir saha denetimi yapılması gerekiyorsa, ay bittiğinde bu işin de bitmiş olması gerekir.
3) Zamanında Aksiyon
Zorunlu bir durum olmadıkça işleri ertelemeyin. Ertelenen işler yığıldıkça, üstesinden gelmesi zorlaşır.
4) Sistemsel Yaklaşım
İşlerin sistematik şekilde ilerlemesini sağlayacak yöntemler geliştirin. (Zaten çoğu standart bunu bekler.) Bilgisayar yazılımlarına başvurun veya ihtiyaç halinde yazılımların geliştirilmesini sağlayın. İşler ilerlerken bazı noktalara, önceki işlerin doğru ilerlediğini gösteren kilitler koyun. Birkaç basit örnek; hammadde kabul onayı olmadan malzemenin üretime girememesi, son ürün onayı ve yükleme onayı olmadan aracın gönderilememesi vb.
5) Bazı İşleri Otomatik Hale Getirin veya Kolaylaştırın
- Bir denetim kriteri, işinizin bir parçası değil ise aksar. Sisteminize adapte edin.
- Her şey ekiple daha kolay. Sorumlulukları paylaşın veya paylaştırın.
- Geçmiş yıllar boyunca yapılagelmiş ama şu an için anlamsız olan işler var mı? Yapmayın veya değiştirin.
- Sırf kayıt olsun diye yaptığınız işler var mı?
- Gereksiz şekilde aşırı sık yapılan işler var mı?
- Başkasının yaptığı işi sürekli tekrar kontrol etmek gibi işler var mı?
6) Etkin İç Denetim
İç denetimler için yeterli zaman ve kaynağı ayırın. Objektif davranın, detaya inin, gerekiyorsa destek alın. Sorunları bulmaya ve çözmeye çalışın. Başkası bulacağına siz bulun.
7) Vekalet
Bir kişi olmadığında, yerine vekalet edecek kişileri belirleyin. Bunu, kişilerin işten ayrılması, zaruri durumlarda işten uzaklaşması, tatil, seyahat gibi durumları da düşünerek planlayın. Müşteriler, sizin tatil planlarınızı takip etmez.
8) Kalite ve Gıda Güvenliği Kültürü
Bu yazıyı okuyun: Gıda Güvenliği Kültürü
Son Söz
Şu an (tam şu an) habersiz bir denetim başlamış olsaydı, hangi konularda aksama yaşanabilirdi? Aksiyonlarınız, bu sorunun yanıtlarına göre şekillendirilebilir.
Sorularınız varsa hemen sorabilirsiniz > İletişim