2020 yılının başlarında ortaya çıkan ve kısa sürede küresel bir yayılım gösteren Covid-19 virüs salgını nedeniyle, bazı sağlık otoriteleri ve devletler, seyahat ve çalışma kısıtlamaları getirmek zorunda kalmıştır. Bu sebeple BRC, denetim zamanı gelen kuruluşlar için uzaktan denetim (Remote Audit) seçeneğini devreye soktu. Bununla ilgili koşullar aşağıda belirtilmiştir.
Güncelleme: GFSI gereklilikleri doğrultusunda, BRC, uzaktan denetim rehberinde değişiklik yaptı. Aşağıda, kaynaklar bölümünde yer alan 14.05.2020 tarihli rehberi dikkate alınız.
Uzaktan Denetim Koşulları
Kuruluş faaliyetteyse ve mevcut belgenin bitiş tarihinden önce bir denetim gerçekleştirilmesi, yasal düzenlemeler nedeni ile (seyahat kısıtları, evde izolasyon kısıtları vb.) veya şirketin güvenlik politikaları nedeniyle mümkün değil ise, aşağıdakiler sağlanarak, belge süresinin uzatılması mümkün olabilir:
- Firma, BRC rapor formatında, öz değerlendirme (iç denetim) yaparak sonuçlarını belgelendirme kuruluşuna göndererek, standart şartlarını sağladığını kanıtlayacaktır. (iptal)
- Belgelendirme kuruluşu, uzaktan denetim ile doğrulama yapacaktır.
- 6 ay içinde yerinde saha denetimi gerçekleştirilecektir.
Not: Bu konu, ilk kez denetime girecek firmalar için geçerli değildir.
Belgelendirme Kuruluşunun Durum Değerlendirmesi
Belgelendirme kuruluşları, uzaktan denetim için aşağıdaki konuları içeren bir risk değerlendirmesi yapmalı ve uzak denetime bu doğrultuda karar vermelidir. Maliyet vb. gerekçelerle uzaktan denetim kararı verilemez. (Kaynak: IAF document ID3:2011 Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations)
- Denetlenecek kuruluşun uzaktan denetime uygunluk şartları (internet bağlantısı, video paylaşım yeteneği vb.)
- 3. taraf denetim geçmişi
- Kuruluşta BRC sisteminin oturmuş olup olmadığı ve geçmişi
- Kuruluştaki diğer yönetim sistemleri ve belgelendirmeler
- Kuruluşun normal şekilde çalışıp çalışmadığı
- Üretim kapsamının değişip değişmediği
- Son BRC denetimden sonra üretimde yaşanan önemli değişiklikler, vakalar
1. Öz Değerlendirme
Öz Değerlendirme iptal edildi. 25.03.2020
Firma, BRC İç Denetim Soru Listesi formatında, kendi değerlendirmesini yaparak, 1 ay içerisinde belgelendirme kuruluşuna iletecektir. Soru listesi şablonları, BRC sitesinde, yardım sayfalarından (Help and Guidance) bulunabilir. Aşağıda BRC Gıda ve BRC ambalaj için bağlantılar mevcuttur (İngilizce). Buradan dosyalar indirilebilir:
- BRC Gıda – https://www.brcgs.com/brcgs/food-safety/help-and-guidance/
- BRC Ambalaj – https://www.brcgs.com/brcgs/packaging/help-and-guidance/
İç denetim, uzaktan denetime temel oluşturacak şekilde, gerekli tüm bilgileri içermelidir.
2. Uzaktan Denetim
Uzaktan denetimler, haberli olarak ve karar verilen tarih ve saatlerde yapılır. Denetim süresine, firmanın büyüklüğü ve karmaşıklığına göre karar verilir. Uzaktan denetim şunları içerir:
- Üretim ve sahanın hijyen koşullarını gösteren canlı video yayını (videonun kaydedilmesi gerekli değildir.)
- İlgili personel ile görüşmeler
- İzlenebilirlik testi, doküman takibi, temel dokümanların gözden geçirilmesi
Uygunsuzluklar, 28 gün içerisinde kapatılarak kanıtları sunulacaktır.
Yukarıdaki konular tamamlandığında, belgelendirme, bir önceki denetim derecesi değiştirilmeden 6 ay olarak uzatılır. (C ve D dereceleri uzatılmıyor.) Belgede “Remote” (Uzaktan) ifadesi bulunur.
3. Saha Denetimi
Kısıtlamalar ortadan kalkar kalkmaz, firma bir saha denetimi geçirmek zorundadır. Bu denetim, uzaktan denetim sonrası en geç 6 ay içinde gerçekleştirilmelidir. 6 ay içinde kısıtlamalar kalkmamış ise, ikinci bir uzak denetim gerekecektir.
Notlar
- 6. Versiyon geçişi bulunan BRC Ambalaj için, öz değerlendirme ve uzaktan denetim, 5. versiyona göre yapılacaktır. Kısıtlamalar kalktığında, versiyon 6’ya göre denetim gerçekleştirilmelidir.
Olası Senaryolar
| Durum | Aksiyon |
| 1) İşletme çalışmakta fakat, yasal olarak seyahat kısıtlanmış durumda veya şirket politikası denetçi ziyaretini kısıtlıyor. | Uzaktan denetim yapılır ve yeni belge verilir |
| 2) Seyahat kısıtlaması olan bir bölgedeki işletme, uzaktan denetimi kabul etmiyor. | Belgelendirme yapılmaz. |
| 3) İşletme çalışmıyor. | Belgelendirme yapılmaz. işletme çalışmaya başladığında denetim yapılır. |
| 4) İşletme, uygun bir gerekçe olmadan denetimi kabul etmiyor. | Denetim gerçekleşmez, geç denetim nedeniyle uygunsuzluk ortaya çıkar. |
| 5) Belgelendirme şirketi uygun denetçi sağlayamıyor. | İşletmeye, başka bir belgelendirme kuruluşu ile bağlantıya geçmesi önerilir. Gecikme oluşursa işletmeye uygunsuzluk yansıtılmaz. |
| 6) Belgelendirme şirketi, seyahat kısıtlarından etkilenen denetçiler nedeniyle planlanan denetim zamanını değiştiriyor. | Ayrıcalık tanınır, gecikme nedeniyle işletmeye uygunsuzluk yansıtılmaz. |
| 7) İşletme, uzaktan denetimden 6 ay sonra da ulaşılabilir değil. | Normal ayrıcalıklar uygulanır. |
Kaynaklar
- BRC Uzak Denetim Rehberi, PDF, (25 Mart 2020 tarihinde güncellenmiş olan 3. versiyon) https://www.brcgs.com/media/2082456/2532020-update-brc072-brcgs-audits-impacted-by-covid-19-v3.pdf
- GFSI, Update on Temporary Audit Measures During Covid-19 Pandemic, 23.03.2020, https://mygfsi.com/news_updates/update-on-temporary-audit-measures-during-covid-19-pandemic
- BRC072: BRCGS Audits impacted by Covid-19, 14.05.2020, https://www.brcgs.com/media/2164480/brc072-brcgs-audits-impacted-by-covid-19-v4-14052020.pdf